Education for Romania / Digitalizarea justiției

Digitalizarea sistemului de justiție este fragmentară și îngreunată de birocrație

Digitalizarea sistemului de justiție, mai mult ca la alte sectoare, există și este prezentă în România de mai bine 5 ani. Problemele însă apar la metodologia cu care a fost implementat până acum procesul de digitalizare. 

Actuala strategie de dezvoltare a sistemului judiciar menționează faptul că eficiența justiției depinde semnificativ de transformarea digitală a sistemului judiciar.  Cu toate acestea, gradul realizare a indicatorilor pentru implementarea strategiei a fost destul de lent în ultimii ani. Până la 30 iunie 2023, progresul realizării obiectivului strategic de creștere a calității și eficienței justiției prin digitalizare a fost lent, doar 2,82% din indicatori fiind complet realizați, iar 9,86% în curs de realizare. Elaborarea unei strategii pentru digitalizarea arhivei fizice a fost amânată pentru 2023 și 2024. În ceea ce privește utilizarea dosarului electronic și a semnăturilor și sigiliilor electronice de către profesioniștii din justiție, s-a realizat o analiză a cadrului legal existent, iar propunerile preliminare de reglementare erau în curs de evaluare. De asemenea, Ministerul Afacerilor Interne a analizat legislația altor jurisdicții europene pentru a găsi modalități de actualizare și implementare a dosarului electronic.

În capitolul următor au fost documentate o serie de probleme identificate în interviurile cu specialiști care reflectă faptul că digitalizarea actuală este fragmentară și de multe ori îngreunează procesele de lucru.

O problemă generalizată pe care am identificat-o prin interviuri realizate cu o serie de specialiști a fost pe de-o parte lipsa de acces la baze de date și pe de altă parte lipsa interconectării diferitelor baze de date. Conform celor spuse de specialiști, de cele mai multe ori lipsa de acces la baze de date sau interconectarea lor este cauzată de bariere legislative sau pur și simplu de lipsa de resurse pentru a crea aceste baze de date. Câteva dintre exemplele întâlnite în cadrul cercetării:

• În cazul poliției, o provocare foarte mare o reprezintă numărul de petiții pe care le primesc. Soluționarea unei petiții implică un nivel mare de muncă de printare și transmitere de informații între instituții - lucru care de multe ori implică și investirea unui timp lung de timp și resurse, timp care ar putea fi folosit pentru activități specifice ale poliției precum investigarea dosarelor pe care le au în lucru.

• În cazul procurorilor, lipsa de acces la diverse baze de date împiedică munca de investigație pe care o au de făcut. De cele mai multe ori, aceștia trebuie să emită adrese prin care solicită informații de la autoritățile care le gestionează. Acest proces analog este consumator de timp pentru procurori deoarece nu numai trimiterea este un proces analog, ci și gestionarea și analiza răspunsurilor primite din partea autorităților la care s-a făcut solicitarea. 

O problemă semnalată în peste 50% din interviurile desfășurate a fost cea a modului în care a fost realizată digitalizarea sistemului judiciar în ultimii ani. Deși s-au făcut progrese și s-au dezvoltat mai multe soluții care ar trebui să eficientizeze munca specialiștilor din domeniu și nu numai, în realitate, acestea sunt fragmentare, ceea ce se reflectă și în impactul pe care îl au asupra sistemului. 

În cadrul eforturilor noastre de a înțelege mai bine funcționarea soluțiilor actuale și modul în care acestea pot fi îmbunătățite, am organizat o serie de patru ateliere de journey mapping. Scopul nostru a fost să analizăm modul în care soluțiile existente sunt utilizate în diverse profesii și să identificăm lacunele în experiența utilizatorilor. Fiecare atelier a fost conceput pentru a se concentra pe o anumită profesie, iar al patrulea atelier a fost dedicat profesiilor juridice conexe.

În primele trei ateliere, am avut participanți din diferite domenii ale sistemul juridic. Primul atelier a fost dedicat procurorilor, al doilea avocaților și consilierilor juridici, iar al treilea judecătorilor. Fiecare atelier a fost adaptat pentru a se potrivi nevoilor și experienței specifice a participanților din aceste profesii.

Structura atelierelor a fost similară pentru primele trei, iar al patrulea atelier a fost structurat ușor diferit pentru a fi relevant profesioniștilor din diverse domenii. Înainte de a da startul activităților propriu-zise, am început fiecare atelier cu un exercițiu de tip icebreaker pentru a “dezgheța” atmosfera și pentru a încuraja participanții să se implice activ în discuție. Fiecare participant a fost invitat să își exprime opinia pe o scală de culori, urmată de o discuție pentru a-și motiva alegerile.

În cadrul atelierelor, am folosit scenarii specifice fiecărei profesii pentru a ilustra modul în care soluțiile sunt utilizate în activitățile de zi cu zi. Participanții au fost încurajați să identifice instrumentele utilizate în fiecare moment al acțiunii și să discute principalele frustrări pe care le întâmpină în utilizarea acestora. Scopul a fost să identificăm oportunități de îmbunătățire și soluții pentru remedierea acestor frustrări, în beneficiul experienței utilizatorului.

Concluzia generală cu care am încheiat fiecare dintre cele 4 ateliere a fost că deși există un progres vizibil față de ce însemna digitalizarea justiției în urmă cu câțiva ani, în continuare este nevoie de fonduri și resurse pentru a optimiza ceea ce există. Mai mult decât atât, participanții au menționat că există o nevoie acerbă de înțelegere a proceselor și modului de lucru real care mai departe să influențeze și deciziile cu privire la digitalizare.