Autoritatea Electorala Permanentă (AEP) este o instituție administrativă autonomă cu personalitate juridică. AEP este instituția ce are ca atribuții principale organizarea alegerilor și a referendumurilor în România, menținerea Corpului Experților Electorali, administrarea Registrului Electoral, dar și supravegherea campaniilor electorale sau observarea felului în care sunt finanțate partidele politice și felul în care acestea cheltuie banii. AEP este o instituție permanentă, înființată în conformitate cu legea 208/2015 al cărei președinte este votat de Parlamentul României în plen reunit. AEP are rolul de a da hotărâri și decizii privind ariile sale de competență și de a emite instrucțiuni pentru persoanele angajate în procesul electoral, precum experții electorali.

Corpul Experților Electorali este gestionat de Autoritatea Electorală Permanentă și reprezintă evidența permanentă a persoanelor ce pot deveni președinți sau locțiitori ai președinților birourilor electorale din țară și străinătate. Pentru a putea deveni expert electoral și a putea exercita funcția de președinte de birou electoral o persoană trebuie să aibă cetățenie română, să poată scrie și vorbi în limba română, să fi absolvit învățământul general obligatoriu, să aibă drept de vot, să nu fie urmărită sau condamnată penal și să nu fie membră a unui partid politic. Mai important, însă, pentru a deveni expert electoral o persoană trebuie să fie acceptată de AEP și să treacă un examen scris despre procedura electorală. Experții electorali primesc o indemnizație pe perioada activității lor în secțiile de vot.

Operatorii SIMPV - Recent, cu introducerea Sistemului Informatic de Monitorizare a Prezenței la Vot, AEP se ocupă și de recrutarea operatorilor de tablete pentru verificarea cărților de identitate în vederea prevenirii votului multiplu. Operatorii de tablete trebuie să demonstreze cunoștințe specifice sarcinii cf. hot. AEP 36/2019. Ei sunt trași la sorți din numărul total de persoane înscrise pentru funcție. Operatorii de tablete primesc la rândul lor o indemnizație pe perioada activității lor în secțiile de vot.

Biroul Electoral Central (BEC) este un organism ad-hoc înființat cu ocazia fiecărei alegeri, cu o compoziție ce constă în 5 judecători de la Înalta Curte, conducerea AEP și (ulterior strângerii de semnături) maxim 12 reprezentanți ai partidelor politice, alianțelor sau candidaților ce participă  la alegerile respective plus un membru desemnat de grupul minorităților naționale din Camera Deputaților. BECse constituie în termen după  stabilirea datei alegerilor, dată stabilită de Guvern prin Hotărâre și publicată în Monitorul Oficial, la începutul perioadei electorale stabilită prin lege (75 de zile în cazul unor alegeri, 90 în cazul altora).  Biroul Electoral Central validează candidaturile, interpretează dispozițiile legii electorale unitar fără a putea schimba legea și acționează ca o curte supremă în ceea ce privește dispozițiile legii în materie de alegeri. BEC este responsabil pentru rezolvarea întâmpinărilor privind propria activitate precum și a birourilor inferioare funcționând  ca o instanță de apel. În cazul unor sesizări de fraudă credibile, BEC poate cere renumărarea voturilor dacă există dovezi clare. Sistemul de centralizare al rezultatelor este organizat sub jurisdicția BEC, chiar dacă responsabilitatea pentru funcționarea acestuia aparține AEP și STS. Hotărârile BEC pot fi atacate în instanță.

Birourile Electorale Județene, cel pentru străinătate, cel Municipal la nivelul Bucureștiului, cele de sectoare precum și Biroul Electoral pt Votul prin Corespondență funcționează similar Biroului Electoral Central și au obligația de a implementa și respectă deciziile acestuia. Birourile Electorale pot emite la rândul lor decizii, decizii ce se aplică în jurisdicțiile respective. Deciziile acestor Birouri Electorale pot fi contestate la BEC.

Parlamentul European stabilește numărul de locuri din cadrul forului său precum și datele exacte  între care trebuie să se organizeze alegerile europarlamentare, odată la cinci ani. Legislația europeană stabilește dreptul de a alege și de a fi ales ca europarlamentar în toate statele membre. În cazul României, toți cetățenii străini cu reședință în România pot vota în alegerile europene.

În cazuri excepționale Parlamentul poate iniția un referendum de revizuire a constituției sau de demitere a președintelui. În aceste cazuri decizia se ia cu majoritate în cele două camere reunite și este obligatorie organizarea unui referendum în termen de 30 de zile de la decizie.

Referendumurile de revizuire a constituției pot fi propuse și de către cetățeni prin strângerea unui număr de 1.000.000 de semnături, semnături prezentate cu propunere de revizuire parlamentului. Aceste semnături sunt strânse, gestionate și predate de un comitet privat cu tematică specifică, conform legii Referendumului.

Rolul Guvernului în procesul electoral este să stabilească prin Hotărâre de Guvern data alegerilor, bugetul alocat și se ocupă de organizarea acestora (măsuri de bună funcționare) în țară și în diaspora.

Ministerul Afacerilor Externe (MAE) are un rol important în organizarea alegerilor în afara țării. Acesta  organizează secțiile și distribuie materiale în secțiile din străinătate precum și oferă personal pentru secții când acesta lipsește. MAE asigură partea logistică pentru biroul de vot în străinătate și pt biroul de vot prin corespondență, iar în afara țării oferă servicii de comunicații de voce și date și distribuie terminalele informatice SIMPV.

Ministerul Afacerilor Interne (MAI) are un rol important în buna organizare a alegerilor, asigurând paza secțiilor din țară (și a secțiilor sigilate în cazul alegerilor ce se desfășoară în mai multe zile)  precum și respectarea legii în ceea ce privește interdicțiile din ziua votului. Personalul MAI intervine în cazul neregulilor sesizate și însoțește urna mobilă alături de doi membri ai secției de votare când aceasta e solicitată.

Primăriile au un rol important în organizarea alegerilor. Acestea sunt responsabile de ținerea în evidență și transmiterea de informații către Evidența Populației în vederea alcătuirii Registrului Electoral. Primarii sunt responsabili de organizarea alegerilor pe raza localității, conlucrând cu personalul Ministerului de Interne.

Curtea Constituțională (CCR) are două atribuții principale: (1) atribuția generală de a decide în cazul hotărârilor Biroului Electoral Central atacate la CCR în cazul oricărui tip de scrutin și (2) atribuția de validare a rezultatelor de la alegerile prezidențiale respectiv validare a rezultatelor  referendumurilor. Există și o a treia atribuție, în relație cu Tribunalul Municipiului București care este responsabil de registrul partidelor politice. CCR trebuie să valideze orice decizie de dizolvare a unui partid pentru activități împotriva statului.

Serviciul de Telecomunicații Speciale (STS) are un rol important în asigurarea funcționării Sistemului Informatic de Prevenire al Votului Multiplu, fiind responsabil cu asigurarea infrastructurii informatice și a securității datelor. La cererea AEP, STS asigură și centralizarea informatică a acestor date, ajutând astfel la strângerea și publicarea datelor în timp real.

Institutul Național de Statistica (INS) pune la dispoziție personalul tehnic și științific necesar pentru buna desfășurare a alegerilor. Statisticienii de la INS asigură necesarul de analiză de date în Birourile Electorale. În plus, personalul INS oferă asistență pentru construirea proceselor verbale, precum și asistență tehnică pentru centralizarea rezultatelor în format electronic în timp real.

Partidele parlamentare nu sunt doar principalii actori ai alegerilor, ci au și un rol important în buna funcționare a acestora. Partidele politice parlamentare precum și cele extraparlamentare și candidații independenți pot numi delegați în secțiile de votare, delegați ce fac parte din biroul secției și observă bunul mers al lucrurilor. În teorie, prezența delegaților din partea partidelor de la putere și din opoziție asigură neutralitatea secției de votare. Delegații au îndatoriri specifice și participă inclusiv la numărătoarea voturilor.

Tribunalul Municipiului București este instituția care găzduiește Registrul Partidelor Politice. Pentru a deveni partid, orice inițiativă politică trebuie să se prezinte în fața Tribunalului și să obțină o decizie favorabilă. Tribunalul se asigură că siglele, respectiv numele partidelor nu sunt aceleași sau excesiv de similare cu alte partide înscrise în registru, dar și că respectă restricțiile legate de simbolistica și designul însemnelor specifice ale partidelor.

Principalul organ de cooperare și securitate în Europa, Organizația pentru Securitate și Cooperare în Europa (OSCE) este o organizație internațională cu peste 3500 de angajați și o suită de interese și responsabilități ce variază de la drepturi minoritare la combaterea terorismului. Prin organismul său de observare a alegerilor, Office for Democratic Institutions and Human Rights (ODIHR), OSCE urmărește alegerile din Europa și Asia Centrală, atât prin misiuni de lungă cât și de scurtă durată. Misiunile din România au devenit de scurtă durată de aproape un deceniu de când sistemul din România e considerat unul sigur.

Prin Comisia de la Veneția (Comisia Europeană pentru Democrație și Drept), organ consultativ al Consiliului Europei, alcătuit din experți independenți în domeniul dreptului constituțional Consiliul Europei are un impact indirect asupra felului în care se desfășoară alegerile în România. Ca exemplu, Comisia de la Veneția a recomandat să nu se facă schimbări în arhitectura electorală a statelor membre înaintea unor noi runde de alegeri, în special dacă ar duce la o restrângere a drepturilor electorale ale cetățenilor, o regulă agreată de România.

Expert Forum (EFOR) este un think tank din Bucureşti înfiinţat de experţi cunoscuţi în politici publice şi reforma administraţiei. Domeniile pe care le acoperă includ: reforma administraţiei şi integritate; descentralizare şi finanţe publice; reforma justiţiei şi anticorupţie; politici sociale şi pensii; energie şi transporturi; sănătate; procese electorale şi cetăţenie activă. Expert forum e una dintre vocile recunoscute pe domeniul alegerilor corecte, a transparentizării și a legislației deschise.

Centrul pentru Resurse Civice (CRC) este un ONG înfiinţat în 2006 pentru a sprijini, promova şi dezvolta conştiinţa şi iniţiativa civică, în spiritul democraţiei participative, la nivel individual, comunitar şi regional. CRC e principala organizație neguvernamentală din domeniul transparenței și participării publice din Constanța și unul dintre partenerii principali ai Fiecare Vot.

Fondat în 2014, GHEPart este un ONG de educație non-formală din Curtea de Argeș care a avut un grad mare de implicare în transparența instituțională și a alegerilor în ultimii ani. GHEPart acreditează și coordonează observatori independenți în rundele electorale din România. 

Fondat în 2016, Geeks for Democracy este un ONG cu o comunitate activă pe rețelele de socializare și un istoric de proiecte punctuale de impact imediat, mai ales în jurul unor evenimente care au mobilizat societatea civilă, cum ar fi rundele de alegeri sau protestele ca urmare a OUG 13.

Fondată în 2014, asociația Civica este un ONG local din Iași ce militează pentru transparență și bună guvernare în municipiu. Una din direcțiile prioritare pentru Civica este aceea a transparentizării administrației și a ședințelor de consiliu local. Asociația Civica acreditează și coordonează observatori independenți pe raza județului Iași la alegerile din România.

Asociația Pro Democrația (APD) este o organizație  neguvernamentală, înființată în anul 1990. Misiunea APD este de a întări democrația la nivel național și internațional prin stimularea participării civice. Conform APD, domeniile de interes sunt sunt: îmbunătățirea relației dintre alegători și aleși, corectitudinea procesului electoral, educația civică, participarea cetățenilor la procesul de elaborare a politicilor publice, transparența instituțiilor publice și controlul societății civile asupra acestora. APD are în prezent 31 de cluburi în care activează peste 1000 de cetățeni. 

Centrul pentru Studiul Democrației (CSD) este un think-tank înființat în anul 2006 în cadrul Departamentului de Știinţe Politice, Facultatea de Științe Politice, Administrative și ale Comunicării, Universitatea „Babeș-Bolyai” din Cluj, în cadrul căreia funcționează ca centru de cercetare acreditat. CSD a dezvoltat, de-a lungul timpului, proiecte de cercetare și analize cu precădere din perspectivă comparată, cu o importantă componentă aplicată, pe teme ca: democratizare, migraţie, etnicitate, educaţie civică, design instituțional sau comportament electoral.

Funky Citizens este o organizație neguvernamentală din România care activează în domeniul participării publice și al transparenței legislative și instituționale. Funky Citizens a fost unul dintre primele ONG-uri care au fondat coaliția Fiecare Vot, astăzi nemaifiind parte din aceasta. La alegerile prezidențiale din anul 2019,  Funky Citizens au derulat activități de monitorizare a votului prin observatori acreditați prin proiectul propriu Vot nu Troc, alături de Forum Apulum. 

Forum Apulum este un ONG din Alba Iulia cu activitate în mai multe sectoare, de la transparență decizională și legislativă la corectitudine electorală și educație prin proiecte artistice. Forum Apulum acreditează observatori electorali la alegerile din România.

Observatorul Electoral este unul dintre partenerii informali ai coaliției Fiecare Vot, neavând o formă de organizare juridică, membrii săi fiind experți electorali care iau parte în procesul de acreditare, pregătire a observatorilor și în organizarea efortului de monitorizare a votului.